Phân công công việc Hội khoa

Thời gian: 15h30 ngày 5/10/2016

Chủ trì: Nguyễn Thị Minh:

Thông báo các chương trình kế hoạch Hội khoa ngày 22/10/2016

Các thầy cô theo phân công như trong bảng dưới, nếu có vấn đề gì cần báo ngay cho cô N.Minh hoặc T. Thế

Ngày giờ Vị trí + công việc Giảng viên Ghi chú
7/10 Thông báo trên web
+ Giấy mời + Đại diện các lớp
T.Dong, T.Thứ, Hải  
8/10 In hết giấy mời Hoàng  
10/10 Kiểm tra danh sách khách lần cuối T.Thứ, T.Dong, N.Minh  
10/10 Viết giấy mời (in danh sách cựu sinh viên theo khóa, K20 về trước, 20-30, 30 đến nay, và danh sách khách mời) Lan, P.Minh,  
10/10 MC và tập dượt MC T.Dong  
11/10 Gửi giấy mời đi SG, ĐN, Huế Lan  
11/10 Mời khách VIP: Giám hiệu, HĐ trường,
Nhà tài trợ
N.Minh, Thế  
11/10 Mang giấy mời đến khách trong trường: các khoa, viện… Hoàng, Ngọc  
11-12/10 Mang giấy mời đến khách ngoài trường:  Hoàn, Nghĩa  
12/10 Đặt mua tặng phẩm: tri ân (6+6) + khách
(chưa phải nhận ngay)
Trung   
13/10 Chương trình văn nghệ:
Tên tiết mục + Dự trù kinh phí 
Thành Duyệt xong báo cáo cô Minh
15/10 Chuẩn bị bài phát biểu (…) Thế  
15/10 Bảo vệ + Phòng quản trị
+ Chỗ đỗ xe, an ninh 
+ Điện nước hội trường
Thế, Mạnh  
18/10 Gọi điện hỏi lại các khách  Lan, Tâm  
18/10 Chốt đặt tiệc P. Minh, Thế – Yêu cầu rượu + đồ uống 
18/10

– HB: 1sv / lớp
– Cán bộ: 0 – 2 sv/lớp
Danh sách khen thưởng/ In giấy khen cho sinh viên 

P.Minh, Thành, N.Minh HB: 5 + Cán bộ: 8
Thủ. á khoa: 4
Thủ khoa: 3tr, á khoa: 2tr
Khác: 1tr
20/10 Tạp chí: nhận tạp chí về tập kết ở chỗ để quà Mạnh  
20/10 Duyệt Văn nghệ Thế, Hoàn, Thành  
20/10 Âm thanh, ánh sáng riêng
(có làm trước từ tối 21?)
Nhà ăn (micro + karaoke)
Đức 15tr + 4tr + pháo
20/10 Tập huấn 40 sinh viên
– Phân công vị trí 
– Công việc cụ thể từng vị trí
– Thời gian, trang phục (nữ: cần thuê trước áo dài)
Thắm, Ngọc Hai cô liên hệ với em Hằng (bí thư tkt55) để có danh sách 40 sinh viên)
20/10 Chuẩn bị biển khu vực khách
– Khách trong ngoài trường
– Chia khu vực cho các cựu sv
Hoàng  
20/10 Chụp ảnh, quay phim: Tuấn Anh
– Vấn đề thợ ảnh bên ngoài
T.Dong  
20/10 KIỂM TRA TỔNG HỢP    
20-21/10 Trang trí:

Hội trường + Backdrop,

banner ngang (3), dọc (?)

Nhà ăn
Trung, Hải  
21/10

Hoa tặng (9 bó): 

 – 5 bó cho tri ân 5 thầy; 

 – 1 H.Trưởng > Khoa

 – 1 H.Trưởng > Ban Liên lạc, 

 – 1 SV tặng trưởng khoa,

 – 1 SV tặng Hiệu trưởng

Lẵng hoa to (5) Thay mặt:

 – GS.TSKH. Trần Văn Nhung,

 – GS.TS. Nguyễn Hữu Dư,

 – Hội Ứng dụng Toán học,

 – Tập đoàn Hòa Phát. 

 – Khoa > Tượng đài

Nước uống 21 + 22: 200 chai

Hộp tiếp nhận đóng góp phong bì

Giấy để trên bàn đón tiếp: từ K20 về trước/ K21-K30/ K31- hiện tại, khách mời, bàn nhận tài trợ

Chuẩn bị lễ tại Phòng tưởng niệm sáng 22/10

P.Minh, Lan  
21/10 16h00: Chuẩn bị túi quà
+ Tạp chí, quà, phù hiệu
+ Quà tri ân ( 6 thầy cô khóa đầu + các Cựu trưởng khoa ) 
Hải, Trung, Tú, P.Minh  + 10 SV
  THỨ SÁU 21/10    
  Gặp mặt K58 Chủ trì: N.Minh (không cần, sinh viên tự lo)  
  Chương trình Thế (không cần, tự sinh viên lo)  
  Chuẩn bị giấy khen Thành   
  Nhà Văn hóa Trung  
  THỨ BẢY 22/10    
7h00

Toàn Khoa tập trung tại cửa nhà Văn hóa:

Chụp ảnh chung toàn khoa

Kiểm tra và chuẩn bị

Nữ: áo dài
Nam: sơ mi trắng dài tay, quần sẫm màu, cravat

Các sinh viên tập trung: 7h15, cô Thắm Ngọc phân công sinh viên về các vị trí

Các thầy cô vào các vị trí được phân công

Thầy cô còn lại: giúp hỗ trợ các việc chung

  Ánh sáng, âm thanh bổ sung Đức  
  Clip Hải  
  Lễ Phòng tưởng niệm Lãnh đạo khoa, BM, Chi ủy, CĐ  
  Đặt các biển khu vực khách Hoàng  
8h00 ĐÓN TIẾP ĐẠI BIỂU    
  Cổng Trần Đại Nghĩa   + 8 SV đón
  Bậc thang NVH 
2 ở trên, 2 linh hoạt
Tuấn, Hòa, Hoàn, Q.Lan + 16 SV 
+ 4 SV nam nhận hoa
  Sảnh Nhà văn hóa Mạnh, Dương, ChThủy, Lê Anh + 2 SV
  (4) Bàn đón tiếp: ghi danh khách
+ gửi quà + gài biểu tượng
P.Minh, Phương, Nga, Liên (+ Quý) +  (4) SV nữ
  1 Bàn tiếp nhận quà Tâm, QAnh  
  Cửa vào hội trường 
(giữa + bên phải)
Ngân + Quý, Tuyến + Huyền  
  Chỗ giao các lối đi
Hướng dẫn chỗ ngồi cho khách 
Long, Long, Nhật  
  Bao quát Hội trường Hải, Hưng, Ph.Đức  
  Quản lý sinh viên ngoài hội trường Thắm, Ngọc  
  Hậu trường – cánh gà
Xếp lẵng hoa + Nước đại biểu 
Hoàng (*), Thắng, Lan + 6 SV (4 sinh viên trên cánh gà, 2 sinh viên trong hội trường)
  Đón tiếp khách quan trọng N.Minh, T.Dong, T.Thứ  
       
8h30 VĂN NGHỆ Thành  Đội VN (MC: của văn nghệ)
  Trình chiếu Hải  
9h00 LỄ CHÍNH    
  Cánh gà sân khấu, chương trình Hoàng, Thắng, Lan + 6 SV (như trên)
  Ánh sáng bổ trợ Đức  
  Bao quát Hải, Hưng  
  Chụp ảnh kỷ niệm Toàn bộ các thầy cô  
  Điều hành chụp ảnh Hoàng  
11h30 KẾT THÚC LỄ – NHÀ ĂN    
  Lên Nhà ăn để chuẩn bị Ngọc, Thắm + 10 SV nữ
  Lên Nhà ăn trước đón khách QLan, Tuấn, T.Phi, T.Hòa  
  Hướng dẫn (hỗ trợ nếu cần) đại biểu sang nhà ăn  Dương, Nga, Trang TTC,
Liên, Phương
+ SV còn lại
  Chuyển hoa lên khoa
+ cầu thang N7 + …
Thành + 5 SV nam
  Thu dọn PhĐức, Hoàng, Hải + SV nam còn lại
       

Những thầy cô khác sẽ tham gia việc chung khi cần thiết.

 

./.